오늘은 직원 0명 스타트업 — 문서·업무 자동화: 계약서·제안서·회계 자동화를 소개해 드리도록 하겠습니다
1. “창업자는 문서로 산다” — 하지만 문서 작성에 묶이지 말자
1인 창업자에게 문서는 피할 수 없는 영역입니다.
하루에도 여러 번 작성하게 되죠.
- 고객에게 보내는 제안서
- 외주 파트너와의 계약서
- 투자자용 보고서
- 매달 정산용 회계 문서
이런 문서들은 대부분 ‘형식’이 비슷합니다.
하지만 매번 새로 쓰면 시간이 낭비되고, 오탈자 리스크도 높습니다.
그래서 이번 글의 핵심은 이겁니다 👇
“문서는 사람이 ‘생각’하고, AI는 ‘형식’을 맡는다.”
Notion AI, ChatGPT, Zapier 같은 도구를 활용하면
계약서부터 제안서, 보고서, 회계까지
거의 모든 문서 업무를 자동화할 수 있습니다.
이 시스템은 단순히 시간을 줄이는 게 아니라
비즈니스의 속도를 일정하게 유지하는 도구가 됩니다.
이제 실제 구조를 살펴보죠.
2. 문서 자동화의 첫걸음 — ‘템플릿’과 ‘프롬프트’의 결합
AI가 문서를 잘 작성하게 하려면,
우선 기본 템플릿 구조를 만들어줘야 합니다.
그 위에 프롬프트(prompt) 로 세부 내용을 채우는 방식이 가장 효율적입니다.
(1) 문서 템플릿 목록 만들기
먼저 당신이 반복적으로 작성하는 문서들을 나열합니다.
문서 유형 사용 목적 작성 주기 자동화 도구
| 제안서 | 고객에게 솔루션 제시 | 프로젝트별 | Notion AI / ChatGPT |
| 계약서 | 거래 관계 명시 | 거래별 | Notion / Google Docs |
| 견적서 | 비용 제시 | 수시 | ChatGPT / Excel 자동화 |
| 회계 보고서 | 정산용 | 월 1회 | 더존 / Zapier |
| 프로젝트 리포트 | 진행 상황 공유 | 주 1회 | Notion AI / Slack 자동화 |
이 목록은 Notion 데이터베이스로 만들어 관리할 수 있습니다.
각 문서 유형별로 ‘AI 생성 버튼’을 추가해두면,
버튼 한 번으로 초안이 자동 작성됩니다.
(2) 자동 생성 프롬프트 예시
문서별로 프롬프트를 미리 정의해두면,
ChatGPT나 Notion AI가 즉시 초안을 작성합니다.
예를 들어 제안서 자동 생성 프롬프트는 이렇게 쓸 수 있습니다 👇
🧩 프롬프트 예시 (Notion AI)
“다음 정보를 바탕으로 1페이지 분량의 제안서 초안을 작성해줘.
고객 문제: {입력값1}
제안 솔루션: {입력값2}
가격 및 일정: {입력값3}
형식: 제목, 문제 정의, 해결방안, 일정 및 견적, 마무리 멘트 순으로 작성.”
이 프롬프트를 Notion 페이지에 버튼으로 연결하면,
입력값만 바꿔서 5분 만에 제안서 초안 완성입니다.
(3) 서명·저장·전달까지 자동화
문서가 생성되면 다음 단계는 간단합니다.
1️⃣ ChatGPT / Notion에서 초안 생성
2️⃣ PDF 변환 → Zapier가 자동 저장 (Google Drive, Dropbox 등)
3️⃣ 전자서명 요청 자동 발송 (DocuSign, HelloSign 등)
4️⃣ 서명 완료 시 Slack으로 알림
이 과정을 한 번만 설정해두면,
계약 체결이 “한 번의 버튼 클릭”으로 끝납니다.
3. 회계와 관리의 자동화 — ‘숫자’는 규칙으로 다스려라
문서 자동화의 마지막 퍼즐은 회계 자동화입니다.
창업 초기에는 회계 담당자가 없으니 지출·매출·세금 신고가 특히 버겁습니다.
하지만 이 부분도 “규칙 기반 자동화”로 해결할 수 있습니다.
(1) 수입·지출 흐름 자동 기록
Zapier를 이용하면,
결제 시스템(예: Toss Payments, Stripe, 네이버페이)에서 발생한 데이터를
자동으로 Google Sheet나 Notion으로 보내 기록할 수 있습니다.
예시 흐름 👇
고객 결제 발생 → Zapier → Google Sheet ‘매출’ 시트 업데이트
지출 내역 이메일 수신 → Zapier → Notion ‘지출 기록’ 생성
이 데이터는 매달 더존, 회계 파트너, 또는 세무사에게 자동 전달할 수도 있습니다.
(2) 규칙형 회계 관리
ChatGPT를 회계 요약에 활용할 수도 있습니다.
- 프롬프트 예시
“아래 구글 시트 데이터를 분석해서 월별 수익, 주요 지출 항목, 순이익을 요약해줘.
표 형태로 간단한 보고서를 작성하고, 이상치(비정상 거래)도 표시해줘.”
이렇게 하면 매달 자동으로 경영 리포트 초안을 생성할 수 있습니다.
이 결과를 Notion에 저장하거나 Slack으로 전송하면
“월간 보고”도 더 이상 수동으로 작성할 필요가 없습니다.
(3) 문서 → 회계 → 보고서까지 이어지는 자동화 파이프라인
정리하면, 완전 자동화된 흐름은 이렇게 구성됩니다 👇
제안서 작성 (Notion AI)
↓
계약 체결 (전자서명 자동 발송)
↓
결제 발생 (Zapier로 회계 기록 자동 반영)
↓
월말 리포트 자동 생성 (ChatGPT / Notion)
이 과정을 한 번 세팅해두면,
운영자는 단지 승인만 하면 됩니다.
모든 문서와 회계 데이터가 자동으로 기록되고 보고됩니다.
결국, 1인 스타트업의 문서·회계 시스템은
‘사람이 일하는 구조’가 아니라 ‘흐름이 굴러가는 구조’가 되는 겁니다.
“AI는 당신의 비서이자 기록관이다”
AI를 이용한 문서·업무 자동화는 단순한 편의 기능이 아닙니다.
창업자가 집중력을 유지하게 만드는 인프라입니다.
1인 기업의 가장 큰 리스크는 ‘운영 과부하’입니다.
창의적인 일보다 문서·회계 같은 행정 업무에 묶이는 순간,
혁신의 속도는 떨어집니다.
그러나 Notion AI와 ChatGPT가 문서를 작성하고,
Zapier가 파일을 전달하고,
회계 시스템이 자동으로 기록된다면,
운영자는 오롯이 ‘생각’과 ‘실행’에 집중할 수 있습니다.
AI는 당신을 대신해 일하는 ‘직원’이 아니라,
모든 업무의 자동화된 기억 장치입니다.
Notion AI + ChatGPT + Zapier로 제안서, 계약서, 회계까지 자동화하여
문서 작성 시간을 90% 줄이는 1인 스타트업 시스템.